Kit Bailleur - Suivi des impayés

Kit Bailleur - Suivi des impayés locatifs
 
Un impayé de loyer doit être suivi dès le premier écart.
Montants dus, paiements partiels, relances, garanties, aides au logement, preuves et prochaines échéances : plus le dossier avance, plus il devient difficile de tout reconstituer si les informations restent dispersées.
Ce kit Excel vous aide à piloter plusieurs dossiers d’impayés, conserver une chronologie claire et adapter le suivi selon la situation : caution personnelle, GLI, Visale ou absence de garantie.
 
Ce que vous pouvez faire avec ce kit :
• Créer un dossier distinct pour chaque impayé
• Calculer automatiquement la dette restante
• Suivre l’ancienneté de l’impayé et son niveau de priorité
• Repérer les dossiers soldés, ouverts ou nécessitant une vérification rapide
• Conserver les informations relatives au bail, au loyer et à la garantie
• Organiser les relances amiables et les démarches engagées
• Enregistrer les courriers, emails, LRAR et preuves d’envoi
• Programmer les prochaines échéances
• Suivre les paiements partiels et accords d’apurement
• Identifier la branche adaptée : garant, GLI, Visale, aide au logement ou absence de garantie
• Préparer les pièces à transmettre à un organisme ou à un professionnel
• Utiliser des modèles de courriers à personnaliser
 
Ce que contient le kit :
Un tableau de bord multi-dossiers
Une ligne correspond à un dossier d’impayé.
Vous pouvez renseigner notamment :
• le bien et le locataire concernés
• le loyer hors charges et les charges
• le montant dû et les sommes encaissées
• la date du premier impayé
• le type de garantie
• la présence d’une aide au logement
• l’existence d’une clause résolutoire
• le statut du dossier
Le classeur calcule automatiquement le loyer charges comprises, la dette restante, le nombre de jours écoulés, la prochaine action indicative et le niveau de priorité.
Une synthèse présente les dossiers ouverts, les montants restant dus et leur répartition par statut.
 
Une chronologie opérationnelle
Cet onglet transforme les données du dossier en repères de suivi.
Il permet de renseigner les dates du premier impayé, des relances, de la constitution de l’impayé, d’une mise en demeure, d’un commandement de payer ou d’une déclaration de garantie.
La chronologie rappelle les dates cibles et les preuves à conserver, sans remplacer la vérification des délais applicables au dossier réel.
Les repères amiables proposés sont des outils d’organisation et non des délais légaux universels.
 
Un journal des courriers et des preuves
Chaque démarche peut être enregistrée avec :
• sa date
• le destinataire
• le type de courrier
• le mode d’envoi
• l’objet
• la référence de la LRAR
• la réponse reçue
• le lien vers la preuve
• la prochaine échéance
Ce journal aide à conserver un historique exploitable et à éviter les relances oubliées.
 
Un arbre de décision
L’arbre de décision oriente vers les principaux contrôles selon la situation :
• dette récente ou persistante
• caution personnelle
• assurance loyers impayés
• garantie Visale
• aide au logement
• absence de garantie
• dette n’excédant pas 5 000 euros
• procédure déjà engagée
Il constitue un outil d’orientation. Il ne détermine pas automatiquement la procédure à suivre.
 
Un onglet consacré aux garanties
Cette partie rappelle les points de vigilance propres à chaque dispositif.
Pour une caution personnelle, il faut vérifier l’acte, sa durée et son étendue.
Pour une GLI, les délais, pièces et formalités dépendent des conditions générales et particulières du contrat.
Pour Visale, la procédure dépend notamment de la date du contrat et des consignes affichées dans l’espace bailleur.
En l’absence de garantie, la qualité du décompte, des relances et des preuves devient essentielle.
 
Des modèles de courriers à personnaliser
Le kit comprend des trames pour structurer les principales démarches :
• relance amiable
• mise en demeure
• information de la caution
• proposition de plan d’apurement
• transmission du dossier
• autres messages utiles au suivi
Chaque modèle doit être adapté aux faits, aux montants, au bail, à la garantie et aux démarches déjà accomplies.
 
Une notice juridique et des sources officielles
Le classeur rassemble plusieurs points de vigilance relatifs notamment :
• au commandement de payer
• à la caution
• aux garanties GLI et Visale
• aux aides au logement
• à la tentative amiable préalable pour certaines demandes
• à la prescription des loyers et charges
• à l’interdiction de facturer des pénalités privées de retard
Les règles pouvant évoluer, les sources et conditions applicables doivent être vérifiées avant toute démarche importante.
 
Un mode d’emploi complet et illustré
Le guide explique le parcours recommandé, la saisie des dossiers, la lecture des alertes, l’utilisation de la chronologie, le suivi des garanties et l’adaptation des modèles.
Il comprend également des exemples fictifs, des points de vigilance et une check-list de contrôle.
 
Pour qui ?
• Bailleurs particuliers confrontés à un retard ou un impayé
• Propriétaires gérant plusieurs dossiers locatifs
• Bailleurs souhaitant structurer leurs relances et conserver leurs preuves
• Propriétaires ayant une caution, une GLI ou Visale
• Bailleurs préparant la transmission d’un dossier à un organisme ou à un professionnel
 
Format : fichier Excel modifiable et réutilisable
Structure : 9 onglets liés
Suivi : dossiers, dette, chronologie, courriers, preuves, garanties et modèles
Inclus : le classeur complet et son mode d’emploi
Téléchargement immédiat après achat.
 
Il est recommandé de conserver une copie vierge du classeur et de créer un identifiant distinct pour chaque dossier.
 
Mention importante
Ce kit est un outil d’organisation, de calcul, de suivi et de traçabilité.
Il ne remplace pas l’analyse d’un commissaire de justice, d’un avocat, d’un assureur GLI, de Visale, de la Caf, de la MSA ou d’un autre organisme compétent.
Les actions à engager dépendent du bail, du décompte actualisé, des garanties, des démarches déjà effectuées et de la situation du locataire.
Les délais et alertes intégrés sont des repères. Ils doivent être vérifiés avant toute mise en demeure, déclaration de garantie, saisine ou procédure.
Le bailleur reste responsable des informations renseignées, des courriers envoyés, des preuves conservées et des décisions prises.