Kit Copropriétaires - Préparateur de demande de travaux privatifs

Kit Copropriétaires - Préparateur de demande de travaux privatifs
 
Remplacer des fenêtres, installer une climatisation, modifier une façade ou intervenir sur un réseau peut nécessiter une autorisation de la copropriété. Avant de transmettre une demande au syndic, le projet doit être décrit, documenté et vérifié : parties communes concernées, aspect extérieur, devis, assurances, urbanisme et conditions de réalisation.
 
Ce kit Excel vous aide à qualifier votre projet, réunir les pièces utiles et suivre la demande jusqu'à la fin du chantier.
 
Ce que vous pouvez faire avec ce kit :
• Répondre à 11 questions d'orientation
• Décrire précisément le projet et les lots concernés
• Repérer les autorisations et vérifications possibles
• Suivre jusqu'à 21 pièces et justificatifs (paramètre modifiable)
• Comparer les entreprises, devis et assurances
• Vérifier les formalités d'urbanisme et diagnostics à examiner
• Préparer un projet de résolution à adapter
• Générer un courrier de demande au syndic
• Suivre 14 étapes, de la préparation à la fin des travaux
• Conserver les dates, preuves, réponses et relances
• Visualiser les alertes dans un tableau de bord
 
Ce que contient le kit :
Un tableau de bord général
Il synthétise la complétude du dossier, les pièces manquantes, les informations à vérifier, les alertes liées aux entreprises ou à l'urbanisme et les étapes en retard. Le statut « dossier prêt » signifie que les éléments suivis dans le classeur sont complétés. Il ne vaut pas autorisation de l'assemblée générale ni validation technique ou administrative.
Un diagnostic préalable
Le questionnaire aide à repérer les principaux enjeux :
• atteinte possible aux parties communes
• modification de l'aspect extérieur
• intervention sur la structure ou les réseaux communs
• changement d'usage ou de destination
• autorisation d'urbanisme
• contraintes patrimoniales ou présence possible d'amiante
• assurances à contrôler
Lorsque la réponse reste incertaine, l'option « Je ne sais pas » permet de conserver le point à vérifier sans conclure trop vite.
Une fiche Projet et copropriété
Vous pouvez renseigner le demandeur, les lots, le syndic, la nature des travaux, leur localisation, leur coût, leur durée et les entreprises pressenties.
Cette fiche permet aussi de noter les conditions souhaitées : respect des plans, assurances, protection des parties communes, autorisations préalables et remise des justificatifs de fin de chantier.
Un suivi des pièces
Le kit permet de classer jusqu'à 21 documents (paramètre modifiable) comme reçus, validés, en cours, à obtenir ou non applicables. Il peut s'agir de plans, photographies, devis, notices techniques, attestations d'assurance, autorisations administratives, diagnostics ou documents de copropriété.
Un comparateur d'entreprises, devis et assurances
Vous pouvez enregistrer jusqu'à 20 intervenants (paramètre modifiable) et suivre leur identité, leur SIRET, leur rôle, les devis, les assurances, les activités couvertes, les qualifications et la sous-traitance éventuelle. Une attestation ne suffit pas si l'activité déclarée ne correspond pas aux travaux réellement prévus.
Un suivi de l'urbanisme et des diagnostics
Cette partie aide à identifier les démarches restant à vérifier : déclaration préalable, permis, secteur protégé, amiante avant travaux ou autres contraintes propres au projet.
Un projet de résolution à adapter
Le classeur génère une base à partir des informations saisies : demandeur, lots, travaux, localisation et conditions de réalisation. Le texte doit être relu et adapté avant transmission. Le syndic peut le compléter ou le reformuler pour l'ordre du jour.
Un courrier au syndic
Une trame reprend les principales informations du projet et les pièces jointes afin de préparer la demande d'inscription à l'ordre du jour.
Un suivi en 14 étapes
Le tableau accompagne le dossier depuis sa préparation jusqu'à la clôture :
• constitution et envoi du dossier
• demandes de compléments
• inscription à l'ordre du jour
• réception de la convocation
• vote en assemblée générale
• notification du procès-verbal
• autorisations et assurances
• démarrage et achèvement des travaux
• transmission des justificatifs de fin
Les dates, responsables, retards, relances et prochaines actions peuvent être enregistrés.
Un exemple complet et un mode d'emploi
Un cas fictif d'installation d'une unité extérieure de pompe à chaleur montre comment renseigner le dossier. Le mode d'emploi explique le parcours recommandé, les contrôles à effectuer, la lecture des alertes et les limites de l'outil.
 
Pour qui ?
• Copropriétaires préparant des travaux dans leur lot
• Copropriétaires souhaitant présenter un dossier structuré au syndic
• Propriétaires qui veulent suivre les démarches jusqu'à la fin du chantier
 
Format : fichier Excel modifiable et réutilisable
Inclus : tableau de bord, diagnostic, suivi documentaire, comparateur, projet de résolution, courrier au syndic, exemple et mode d'emploi
 
Téléchargement immédiat après achat
Il est recommandé de conserver une copie vierge du classeur et une copie dédiée à chaque projet.
 
Mention importante
Ce kit est un outil d'organisation, de préparation et de suivi.
Il ne qualifie pas définitivement les parties communes, la majorité applicable, les autorisations d'urbanisme, les diagnostics ou les assurances nécessaires. Il ne garantit ni l'inscription à l'ordre du jour, ni l'adoption de la résolution, ni la conformité technique, administrative ou assurantielle des travaux. Aucun chantier ne doit commencer avant l'obtention des autorisations nécessaires. Les informations doivent être vérifiées à partir du règlement de copropriété, des documents du projet et auprès des professionnels ou autorités compétents.