Kit Copropriétaires - Tableau de suivi des travaux votés en copropriété

Kit Copropriétaires - Tableau de suivi des travaux votés en copropriété
 
Une fois les travaux votés en assemblée générale, le suivi commence réellement.
Budget, appels de fonds, contrats, factures, calendrier, réserves et garanties : les informations peuvent vite se disperser.
 
Ce que vous pouvez faire avec ce kit :
• Enregistrer les résolutions et conditions votées
• Suivre jusqu'à 30 opérations
• Contrôler le budget, l'échéancier et les clés de répartition
• Suivre le fonds de travaux et les appels de fonds
• Enregistrer jusqu'à 80 lignes de financement (paramètre modifiable)
• Enregistrer jusqu'à 100 lignes de factures et paiements (paramètre modifiable)
• Comparer les montants votés, engagés, facturés et payés
• Repérer les dépassements et insuffisances de financement
• Suivre les contrats, devis, avenants et intervenants
• Organiser le calendrier du chantier
• Conserver une trace des retards, incidents et relances
• Préparer la réception et suivre les réserves
• Recenser les assurances et garanties
• Visualiser les principaux indicateurs dans un tableau de bord
 
Ce que contient le kit :
Un tableau de bord général
Il présente une vue synthétique des opérations : budget voté, financements appelés et reçus, montants engagés, facturés et payés, dépassements, factures échues, retards, réserves ouvertes et actions à traiter.
Un répertoire des opérations votées
Chaque opération peut être enregistrée avec :
• la résolution et la date de l'assemblée générale
• la majorité appliquée
• l'objet des travaux
• le budget voté
• la clé de répartition et l'échéancier
• l'utilisation éventuelle du fonds de travaux
• les responsables et intervenants
• le statut de l'opération
Un suivi des consultations et contrats
Cette partie permet de recenser les entreprises consultées, les devis reçus, la mise en concurrence, le contrat retenu, les conditions financières, les avenants et les assurances annoncées.
Un suivi des financements et appels de fonds
Le kit distingue le budget voté, le financement prévu, les sommes appelées, les montants affectés et les fonds réellement reçus. Vous pouvez enregistrer les appels de fonds, leur date d'exigibilité, leur objet, leur montant et leur état d'encaissement.
Un suivi des factures et paiements
Le tableau permet de renseigner le fournisseur, l'opération concernée, la date et le numéro de facture, le montant facturé, l'échéance, le montant payé, le solde restant et le justificatif associé.
Les synthèses rapprochent automatiquement les montants engagés, facturés et payés du budget voté.
Un calendrier et un journal de chantier
Vous pouvez suivre le démarrage, les réunions, les étapes clés, les retards, les nouvelles échéances, la réception et la clôture. Le journal permet aussi d'enregistrer les incidents, décisions, avenants, relances, impacts financiers et documents reçus.
Un suivi de la réception et des réserves
Le kit permet de consigner les réserves, leur description, le responsable concerné, les dates de signalement et de correction, leur levée effective et les justificatifs associés. Une opération ne doit pas être considérée comme clôturée tant que les réserves ou documents nécessaires restent en attente.
Un suivi des assurances et garanties
Un espace permet de recenser les assurances, garanties contractuelles et délais utiles liés aux travaux. Ces informations doivent être vérifiées à partir des contrats, attestations et procès-verbaux de réception.
Un scénario complet
Le classeur comprend un exemple avec plusieurs situations : dépassement de budget, financement insuffisant, facture échue, retard, réserve ouverte et opération clôturée.
Un mode d'emploi complet et illustré
Le guide explique l'ordre conseillé, le rôle de chaque onglet, les informations à renseigner et la lecture des indicateurs. Il comprend également des exemples, des points de vigilance, une check-list et les principales sources officielles.
 
Pour qui ?
• Copropriétaires souhaitant suivre les travaux votés
• Membres du conseil syndical souhaitant disposer d'un suivi documenté
• Syndics bénévole
 
Format : fichier Excel modifiable et réutilisable
Inclus : classeur automatisé, tableau de bord, scénario complet et mode d'emploi
 
Téléchargement immédiat après achat.
Il est recommandé de conserver une copie vierge du classeur et de classer séparément les procès-verbaux, contrats, factures, relevés bancaires, attestations et procès-verbaux de réception.
 
Mention importante
Ce kit est un outil d'organisation, de contrôle et d'aide au pilotage.
Il ne remplace ni la mission du syndic, ni le contrôle du conseil syndical, ni une maîtrise d'œuvre, ni un audit comptable, technique, assurantiel ou juridique. Les calculs et alertes dépendent des informations renseignées. Les montants doivent être rapprochés des décisions d'assemblée générale, contrats, appels de fonds, factures et relevés bancaires.
L'utilisateur reste responsable de la vérification des documents, des échéances, des assurances, des garanties et des décisions prises pour la copropriété.