Kit Syndic Bénévole - Comptabilité

Kit Syndic Bénévole – Comptabilité & trésorerie
 
Gérer bénévolement la comptabilité d’une copropriété ne consiste pas seulement à conserver des factures ou consulter un solde bancaire.
Budget voté, appels de fonds, dépenses, fonds de travaux, paiements, impayés, mouvements bancaires et clôture annuelle : chaque opération doit pouvoir être suivie, comprise et rapprochée des décisions prises en assemblée générale.
Ce kit Excel vous aide à structurer le suivi financier annuel de la copropriété dans un seul classeur. Il accompagne la gestion depuis la préparation du budget jusqu’à la clôture de l’exercice, grâce à des calculs automatisés, des contrôles de cohérence et une vision synthétique des principaux indicateurs.
 
Ce que vous pouvez faire avec ce kit :
• Paramétrer l’exercice comptable et les informations principales de la copropriété
• Renseigner les lots, copropriétaires et tantièmes
• Construire le budget prévisionnel poste par poste
• Comparer le budget précédent au budget proposé
• Calculer les appels de fonds trimestriels
• Distinguer les charges courantes du fonds de travaux
• Enregistrer les dépenses et les rattacher aux justificatifs
• Comparer les dépenses engagées au budget voté
• Suivre les travaux votés et les mouvements du fonds de travaux
• Enregistrer les paiements reçus
• Calculer les sommes restant dues et suivre les impayés
• Conserver une chronologie des relances
• Journaliser les mouvements bancaires
• Pointer les opérations figurant sur les relevés
• Rapprocher le compte courant et le compte du fonds de travaux
• Repérer les écarts avant la clôture
• Préparer les éléments à présenter en assemblée générale
 
Ce que contient le kit :
Un tableau de bord général
Une vue synthétique de l’exercice : budget voté, fonds de travaux, dépenses enregistrées, écarts budgétaires, impayés, état d’avancement de la clôture et statut du rapprochement bancaire.
Une check-list rappelle les principaux contrôles à effectuer avant la présentation des comptes.
Un outil de préparation du budget prévisionnel
Le tableau permet de distinguer les principaux postes de charges courantes : administration, assurances, entretien, maintenance, fluides et dépenses diverses.
Il compare le budget précédent au budget proposé et fait apparaître l’évolution de chaque poste. Les travaux exceptionnels et le fonds de travaux restent suivis séparément.
Un calculateur d’appels de fonds
Le classeur répartit automatiquement, selon les tantièmes renseignés :
• les quatre provisions trimestrielles pour charges courantes
• la cotisation annuelle au fonds de travaux
• le montant total annuel appelé pour chaque lot
Un contrôle permet de vérifier la cohérence du total des tantièmes avant utilisation.
Un journal des dépenses
Vous pouvez enregistrer la date, le fournisseur, la catégorie, le numéro de facture, le mode de paiement, les montants, le statut du règlement et les références du justificatif.
Une synthèse compare automatiquement les dépenses engagées au budget voté.
Un suivi des travaux et du fonds de travaux
Un espace distinct permet de suivre le solde du fonds, les cotisations perçues, les sommes utilisées, les intérêts éventuels, les travaux votés, le budget de chaque opération, les dépenses réalisées, le reste à engager et l’état d’avancement.
Un suivi des paiements et des impayés
Le tableau calcule les sommes dues et encaissées pour chaque copropriétaire. Il permet de suivre les provisions, la cotisation au fonds de travaux, les paiements reçus, le solde restant dû, les relances, les échéanciers et les observations utiles.
Un journal bancaire et un rapprochement des comptes
Le kit permet d’enregistrer les encaissements et paiements, d’identifier le compte concerné, de pointer les opérations avec les relevés et de comparer le solde bancaire au solde comptable.
Le rapprochement aide à repérer les mouvements manquants, erreurs de saisie ou opérations en attente avant la clôture.
Un module de préparation de la clôture annuelle
Une check-list accompagne les principaux contrôles de fin d’exercice : opérations enregistrées, factures vérifiées, appels et paiements contrôlés, impayés suivis, travaux actualisés, comptes bancaires rapprochés et documents préparés pour l’assemblée générale.
Une simulation simplifiée permet également de vérifier certains ordres de grandeur avant la préparation définitive des comptes.
Un mode d’emploi complet et illustré
Le guide explique le parcours recommandé, le rôle de chaque onglet, les informations à renseigner et les contrôles à effectuer.
Il comprend également des exemples fictifs, des explications sur les calculs, des points de vigilance, une check-list finale, les principales limites de l’outil et des références officielles.
 
Pour qui ?
• Syndics bénévoles souhaitant structurer le suivi financier de leur copropriété
• Petites copropriétés gérées sans syndic professionnel
• Copropriétaires reprenant ou organisant la gestion bénévole de leur immeuble
• Conseils syndicaux souhaitant mieux comprendre les flux financiers
Format : fichier Excel modifiable et réutilisable
Suivi : budget, appels de fonds, dépenses, travaux, fonds de travaux, paiements, impayés, banque et clôture
Inclus : le classeur complet et son mode d’emploi
Téléchargement immédiat après achat.
Il est recommandé de conserver une copie vierge du classeur et de créer une copie distincte pour chaque exercice comptable.
 
Mention importante
Ce kit est un outil d’organisation, de suivi, de calcul et d’aide au contrôle.
Il ne constitue pas un logiciel de comptabilité réglementaire et ne remplace pas, lorsqu’ils sont applicables, le grand livre, le plan comptable des copropriétés, la comptabilité en partie double, la ventilation selon les différentes clés de charges, les annexes comptables réglementaires ni l’intervention d’un professionnel compétent.
 
La simulation de clôture ne réalise pas la répartition définitive des charges entre les copropriétaires.
Les calculs et indicateurs dépendent des informations renseignées par l’utilisateur. Celui-ci reste responsable de la vérification des tantièmes, des pièces justificatives, des décisions d’assemblée générale et des règles applicables à sa copropriété.