Kit Syndic Bénévole - Organiser son Assemblée Générale

Kit Syndic Bénévole - Organiser son Assemblée Générale
 
Préparer une assemblée générale demande de coordonner de nombreuses étapes : fixer le calendrier, réunir les documents, construire l’ordre du jour, rédiger les projets de résolutions, préparer les votes, organiser la séance puis assurer le suivi des décisions.
Ce kit Excel vous accompagne tout au long de ce parcours dans un seul outil structuré. Il vous aide à suivre l’avancement de la préparation, limiter les oublis et conserver une trace claire des informations utiles avant, pendant et après l’assemblée générale.
 
Ce que vous pouvez faire avec ce kit :
• Planifier les principales étapes de préparation de l’assemblée générale
• Centraliser les informations relatives à la copropriété et à la réunion
• Recenser les questions à inscrire à l’ordre du jour
• Suivre les demandes transmises par les copropriétaires
• Préparer les projets de résolutions et leurs pièces associées
• Identifier les règles de majorité à vérifier pour chaque décision
• Contrôler les documents à joindre ou à tenir à disposition
• Suivre les devis, contrats, comptes et autres éléments préparatoires
• Préparer la feuille de présence et les informations relatives aux lots
• Enregistrer les pouvoirs et les votes par correspondance
• Organiser les rôles du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs
• Suivre les voix représentées et les résultats des votes
• Préparer les éléments nécessaires à la rédaction du procès-verbal
• Recenser les décisions adoptées et les actions à engager
• Suivre la notification, l’archivage et l’exécution des décisions
 
Ce que contient le kit :
Un tableau de bord général
Une vue synthétique de la préparation de l’assemblée générale : date prévue, étapes réalisées, documents disponibles, résolutions préparées, points restant à traiter et suivi après la réunion.
Le tableau de bord permet d’identifier rapidement les éléments finalisés et ceux qui nécessitent encore une action.
 
Un rétroplanning de préparation
Le rétroplanning organise les principales étapes avant et après l’assemblée générale :
• collecte des demandes et documents
• préparation de l’ordre du jour
• rédaction des projets de résolutions
• contrôle des pièces à joindre
• préparation de la convocation
• organisation matérielle de la séance
• préparation des supports de vote
• rédaction et suivi du procès-verbal
• archivage et mise en œuvre des décisions
Les dates peuvent être adaptées à la situation de la copropriété et aux modalités retenues pour la réunion.
 
Un suivi de l’ordre du jour et des résolutions
Un espace permet de recenser chaque question, son origine, son objectif, les documents associés, la majorité à vérifier et l’état d’avancement de sa préparation.
Le kit aide à distinguer clairement le sujet soumis à l’assemblée, le projet de décision proposé et les éléments nécessaires à sa compréhension.
 
Un suivi des documents préparatoires
Vous pouvez contrôler la disponibilité des principales pièces utiles à l’assemblée générale : comptes, budget, contrats, devis, rapports, documents techniques et autres justificatifs liés aux questions inscrites à l’ordre du jour.
Le tableau permet de repérer les documents reçus, ceux restant à obtenir et ceux devant faire l’objet d’une vérification.
 
Une préparation de la feuille de présence et des représentations
Le kit permet de centraliser les informations relatives aux copropriétaires, aux lots, aux tantièmes, aux pouvoirs et aux votes par correspondance.
Il facilite la préparation de la feuille de présence et le contrôle des voix représentées avant l’ouverture des votes.
 
Un tableau de suivi des votes
Pour chaque résolution, vous pouvez renseigner :
• la majorité à vérifier
• les voix favorables
• les voix défavorables
• les abstentions
• les copropriétaires absents ou non représentés
• le résultat retenu
• les observations utiles à la rédaction du procès-verbal
Ce tableau constitue une aide au suivi de séance. Les résultats doivent être vérifiés au regard des règles applicables et des informations réellement constatées pendant l’assemblée.
 
Un suivi du procès-verbal et des décisions
Après la réunion, le kit permet de recenser les résolutions adoptées, les décisions rejetées, les réserves éventuelles, les démarches à engager, les responsables désignés et les échéances de suivi.
Une check-list accompagne également la finalisation, la notification et l’archivage du procès-verbal.
Des modèles et trames à personnaliser
Le kit comprend des supports destinés à faciliter la préparation de l’assemblée générale, notamment pour structurer l’ordre du jour, les projets de résolutions, la feuille de présence, le suivi des votes et le procès-verbal.
Ces modèles doivent être adaptés à la copropriété, aux décisions envisagées et aux documents disponibles.
 
Un mode d’emploi complet et illustré
Le guide explique le parcours recommandé, le rôle de chaque partie du classeur, les informations à renseigner et les principaux contrôles à effectuer.
Il comprend également des exemples fictifs, des points de vigilance, une check-list finale et des références officielles à consulter.
 
Pour qui ?
• Syndics bénévoles préparant l’assemblée générale annuelle de leur copropriété
• Copropriétaires reprenant ou organisant une gestion bénévole
• Petites copropriétés souhaitant structurer la préparation de leurs réunions
• Syndics bénévoles qui veulent conserver une méthode identique d’une assemblée à l’autre
• Personnes souhaitant mieux suivre les décisions après le vote
 
Format : fichier Excel modifiable et réutilisable
Suivi : préparation, ordre du jour, résolutions, documents, présence, votes, procès-verbal et décisions
Inclus : le classeur complet, ses modèles et son mode d’emploi
Téléchargement immédiat après achat.
 
Il est recommandé de conserver une copie vierge du classeur et de créer une copie distincte pour chaque assemblée générale.
 
Mention importante
Ce kit est un outil d’organisation, de préparation et d’aide au suivi.
Il ne convoque pas l’assemblée générale, ne calcule pas seul les majorités applicables et ne garantit pas la validité juridique des résolutions, des votes ou du procès-verbal.
Les documents, délais, modalités de convocation, règles de majorité et formalités à respecter dépendent de la situation de la copropriété, des décisions envisagées et de la réglementation applicable à la date de l’assemblée.
Les informations renseignées et les résultats obtenus doivent être vérifiés par l’utilisateur. Le kit ne remplace pas l’analyse personnalisée d’un professionnel compétent.